Der Cursor blinkt in einem leeren Textfeld, während die Kita-Leiterin am anderen Ende der Leitung fragt, ob das neue Anmeldeformular für den Schnuppertag schon morgen online gehen kann – nur hat die Seite noch keine einzige Zeile Datenschutzerklärung. Genau in solchen Momenten zeigt sich, welches Tool bei Kita- und Schulprojekten wirklich trägt und welches nur für den Blumenladen um die Ecke gebaut wurde. Ich vergleiche als Webdesigner aus Köln seit Jahren verschiedene DSGVO-Generatoren an genau diesen Fällen, weil eine rechtssichere Website für eine Bildungseinrichtung andere Antworten braucht als für einen normalen Handwerksbetrieb.
Bevor ich überhaupt zu spezialisierten Tools gegriffen habe, habe ich Kita-Kunden reihenweise an einen Anwalt vor Ort verwiesen und dann monatelang auf fertige Texte gewartet, während die Website mit einem Platzhalter-Impressum online stand. Das war weder für die Kita noch für mich eine Lösung, und genau diese Erfahrung hat mich dazu gebracht, jedes verfügbare Tool an echten Bildungsprojekten zu testen statt an der Theorie.
Was macht Kitas und Schulen zur rechtlichen Sonderbaustelle?
Bei einer Kita in Nippes oder einem Gymnasium in Lindenthal geht es nicht um den Umfang der Website, sondern darum, wessen Daten dort verarbeitet werden. Es geht um Kinder und Jugendliche, und das verändert, wie im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung ein Anmeldeformular oder eine Foto-Einwilligung aufgebaut sein muss. Ein Standard-Generator, der für einen Blumenladen oder einen Fahrradladen gebaut wurde, kennt diese Feinheiten schlicht nicht – er füllt zwar das Impressum sauber aus, lässt aber offen, wie eine Einwilligung der Eltern für ein minderjähriges Kind ordentlich dokumentiert wird.
Kirchliche Träger bringen außerdem eigene Datenschutzregeln mit, die neben der DSGVO gelten, und staatliche Schulen unterliegen zusätzlich den Vorgaben ihres Bundeslandes – für Schulen in Nordrhein-Westfalen etwa dem SchulG NRW. Die einzelnen Paragraphen erkläre ich Eltern oder Schulleitung an dieser Stelle nicht, das ist Aufgabe der Datenschutzbeauftragten vor Ort. Meine Aufgabe ist herauszufinden, welches Tool diese Extra-Schicht überhaupt abbilden kann, bevor ich anfange, Formulare und Texte zusammenzubauen.
Kirchliche Träger, Kommunen und die Suche nach dem passenden Tool
Über die Jahre sind mir vier verschiedene DSGVO-Tools im echten Kundenbetrieb untergekommen, und keines davon ist für jeden Job das richtige. Bei einer kirchlichen Kita nützt mir ein Generator wenig, der nur die üblichen Standardklauseln kennt – da brauche ich eines, das eigene Bausteine für kirchenrechtliche Vorgaben mitbringt, sonst lande ich am Ende beim Datenschutzbeauftragten der Diözese mit einer Nachbesserungsliste. Bei einem Onlineshop wie dem von Thekla, die Töpferbedarf verkauft, reicht dagegen ein Tool mit stabilem AGB-Baustein und sauberer Widerrufsbelehrung völlig aus – sie hätte ohnehin sofort nachgefragt, warum ich ausgerechnet dieses Tool und kein anderes vorschlage, so ist sie eben. Für eine Schule wiederum zählt eher, ob sich Lernplattformen und ein Schulportal sauber ins bestehende CMS einbinden lassen, ohne dass ich jede Woche von Hand nachbessern muss. Am Ende vergleiche ich fast jedes Tool an denselben paar Kriterien, nur die Gewichtung verschiebt sich je nach Branche.
Ein Tool, das ich früher noch für kleinere Projekte wie eine Website für Gartenbau empfohlen habe, ist bei Bildungseinrichtungen schnell an seine Grenzen gestoßen: keine Vorlage für Agentur-Lizenzen, wenn ich mehrere Kita-Websites parallel betreue, und keine saubere Lösung dafür, wie sich ein Cookie-Consent-Baustein mit der eigentlichen Datenschutzerklärung verzahnen lässt. Wie viel ein Tool über die ganze Laufzeit tatsächlich kostet, rechne ich mir bei größeren Trägern inzwischen separat vor, denn das hat mit dem reinen Generator-Preis oft wenig zu tun. Beim ersten Kita-Projekt hat mich die Einrichtung, inklusive aller Nacharbeiten, gut zwei Nachmittage gekostet, beim nächsten war es dank besserer Tool-Wahl an einem Vormittag erledigt.
Kein Generator hatte den externen Fotodienst auf dem Schirm
Kurz vor den Sommerferien tauchte bei der Kita in Nippes ein Problem auf, das kein Tool von sich aus lösen konnte. Ein externer Fotodienst hatte die Abschiedsfotos der Vorschulkinder gemacht und in eine Online-Galerie hochgeladen, damit Eltern sie bestellen können. Keiner der gängigen Generatoren hatte diesen Dienst in seiner Textbausteinliste, und ohne einen sauberen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Fotodienst wäre die Kita im Ernstfall allein dagestanden. An dieser Stelle muss ich als Webdesigner selbst nachbessern – das Tool liefert das Grundgerüst, aber welche externen Dienstleister tatsächlich im Einsatz sind, weiß nur der Kunde, und das trage ich von Hand nach.
Wenn ein Server des Fotodienstes außerhalb der EU steht, wird es ohnehin knifflig, weil dann eine zusätzliche Erklärung zur Datenübermittlung fällig wird, die kein Standard-Baustein automatisch mitliefert. Ähnlich läuft es bei anderen Nischen mit externen Schnittstellen: Bei Fahrschulen, wo ich in einem anderen Projekt beschrieben habe, wie ich Fahrlehrer-Websites absichere, gibt es dieselbe Lücke bei Terminbuchungs-Tools, die kein Generator von Haus aus kennt. Wer hier blind auf „Weiter" klickt, merkt den Fehler meistens erst, wenn eine Anfrage der Aufsichtsbehörde im Postfach liegt.
US-Tools im Bildungsbereich aussortieren
Bei Kitas und Schulen rate ich inzwischen fast durchgängig von US-Tools ab, selbst wenn ein Anbieter mit einem aktuellen Datenschutz-Zertifikat wirbt. Der Grund ist simpel: Wenn die Aufsichtsbehörde bei einer Bildungseinrichtung nachfragt, hilft es dem Vorstand wenig, dass ein Tool „eigentlich" als unbedenklich galt. Die Klärung kostet Zeit und Nerven, die eine kleine Kita nicht hat. Lokale Alternativen wirken auf den ersten Klick manchmal etwas sperriger, sparen am Ende aber genau diesen Ärger.
Mein belgischer Layout-Partner Piet schickt mir bei internationalen Projekten grundsätzlich eine Notiz mit, welche rechtlichen Stolpersteine er im jeweiligen Land sieht, und genau dieses Denken fehlt mir bei vielen US-Tools: Sie behandeln Deutschland, Österreich und die Schweiz wie einen einzigen Markt, dabei brauchen Schweizer Schulseiten schon wegen des dortigen Datenschutzgesetzes andere Bausteine als eine Seite in NRW. Ich mochte früher ein Tool, das mit einem einzigen Klick alles automatisch aktualisierte, richtig gern, bis ich gemerkt habe, dass genau diese Automatik bei speziellen Fällen wie Kirchenrecht oder Länderspezifika einfach falsch lag, ohne dass ich es sofort bemerkt hätte. Seitdem prüfe ich lieber jede Zeile selbst, auch wenn das mehr Zeit kostet. Das deckt sich mit einem Vergleich, den ich für eine ganz andere Zielgruppe gemacht habe: Als ich die besten DSGVO Tools für Vermieter getestet habe, war der Serverstandort genauso ausschlaggebend wie hier bei den Eltern einer Kita.
So sieht mein Ablauf für Kita- und Schulprojekte aus
Mittlerweile hat sich ein fester Ablauf eingespielt: Ich starte mit einem soliden deutschen Generator als Fundament und ergänze von Hand alles, was die Software nicht sieht: den Fotodienst, das externe Anmeldetool für das Sommerfest, die Einbindung von Kartenmaterial für die Anfahrt. Ob ein Tool die Texte automatisch aktuell hält oder ich sie manuell nachziehen muss, ist bei Kitas fast zweitrangig, weil ohnehin jedes Projekt eigene Anpassungen braucht – wie stark sich das bei einfacheren Websites auf die Zeitersparnis auswirkt, ist eher ein Thema für andere Kundenprojekte.
Nach ungefähr acht Wochen mit dem aktuellen Werkzeug kann ich das Anmeldeformular für eine neue Kita inzwischen praktisch auswendig ausfüllen, während die Kita-Leiterin neben mir am Bildschirm mitliest. Das beruhigt den Prozess, ersetzt aber nie die Rücksprache mit der Diözese oder dem Land. Wer am Ende haftet, wenn trotzdem etwas schiefgeht, ist ohnehin ein eigenes Thema, das ich an anderer Stelle ausführlicher behandle. Formulare mit Newsletter-Anmeldung oder Gesundheitsangaben wie Allergien fasse ich bei Kitas grundsätzlich besonders vorsichtig an, auch das würde hier den Rahmen sprengen.
Ich bin kein Anwalt und will das auch nicht sein. Ich bin derjenige, der die Leitungen verlegt und die Wände verputzt, damit am Ende nur noch die fachliche Prüfung fehlt. Wer bei einer Schule oder Kita glaubt, ein zehnminütiger Generator-Lauf reiche aus, unterschätzt, wie viele Kleinteile an so einem Projekt hängen. Am Ende geht es um die Daten von Kindern, und da lohnt sich der doppelte Blick mehr als bei fast jedem anderen Projekt in meinem Alltag.