Beste DSGVO Tools für Online Magazine und Blogs mit vielen Gastautoren

23 Gastautoren-Profile lagen in der Tabelle eines Kunden, keins davon mit einer sauberen Datenschutz-Einwilligung – an diesem Punkt merkte ich, dass mein übliches Vorgehen für kleine Blogs bei einem Online-Magazin nicht mehr trägt. Für Webdesigner in Köln, die DSGVO-Tools sonst nur für Ein-Personen-Seiten einsetzen, ist ein Magazin mit vielen Gastautoren eine andere Baustelle: mehr Profile, mehr Bilder, mehr Rechte, die sauber dokumentiert sein müssen, damit am Ende die Rechtssicherheit stimmt.

Zur Einordnung vorab: Ich bin Webdesigner, kein Anwalt, und was hier steht, ist die Sicht eines Handwerkers, der solche Tools bei echten Kundenprojekten einbaut – nicht die eines Juristen. Diese Seite enthält Affiliate-Links, über die ich eine Provision bekomme, wenn du darüber kaufst, ohne dass sich für dich am Preis etwas ändert. Getestet habe ich nur, was ich auch bei eigenen Kunden im Einsatz hatte, die letzte Prüfung sollte trotzdem immer ein Fachanwalt übernehmen.

Gastautoren als Stresstest für die Datenschutzerklärung

Wer ein Magazin betreibt, hat nicht nur ein Impressum-Problem, sondern eine ganze Liste an Pflichten, die mit jedem neuen Autor wächst. Gastautoren sind in der DSGVO-Welt oft wie Subunternehmer auf einer Baustelle – sie liefern eigenes Material, hängen über Kommentarfunktionen oder verlinkte Profile mit dran und müssen sauber in die Datenschutzerklärung integriert werden, sonst bleibt eine Lücke, die bei einer Prüfung auffällt. Was ein Gastautor zusätzlich fürs eigene Instagram-Profil an Impressumspflicht mitbringt, ist übrigens ein eigenes Thema für sich, das an anderer Stelle besser aufgehoben ist.

Ab einer bestimmten Redaktionsgröße kommt außerdem das Thema Datenschutzbeauftragter ins Spiel, das im BDSG geregelt ist – wo genau die Grenze verläuft, ist ein eigenes Thema, das ich hier nicht aufdrösle, wichtig ist nur: Wer wächst, sollte es im Blick behalten. Die Datenschutz-Grundverordnung selbst unterscheidet ohnehin nicht zwischen einem Ein-Personen-Blog und einer Redaktion mit dreißig Autoren, für sie zählt nur, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden. Wer haftet, wenn im Impressum später ein Fehler auftaucht, ist ein eigenes Fass, das ich an anderer Stelle aufmache, und auch nach welchen Kriterien man solche Tools grundsätzlich vergleicht, würde hier den Rahmen sprengen.

Automatisiert oder Handarbeit: Was trägt bei einem Magazin mit vielen Autoren?

Vor der eigentlichen Tool-Wahl stand bei einem Magazin-Projekt erstmal die Grundsatzfrage: alles händisch zusammenbauen oder auf Automatisierung setzen. Früher habe ich das anders gelöst – jeden Kunden einzeln zu einem lokalen Anwalt geschickt und dann monatelang auf die fertigen Texte gewartet, während die Website eigentlich schon online war. Bei einem einzelnen Blog ging das noch irgendwie durch, bei einem Magazin mit laufend neuen Autoren war es unbrauchbar, weil sich die Wartezeit mit jedem neuen Profil wiederholt hätte.

Ein echtes Schwergewicht für solche Fälle ist die Impressum/Datenschutz Automatisierung [Hero Pick] vom Anbieter Paragraf7, der schon eine ganze Weile am Markt ist. Der Vorteil: Ändern sich Gesetze oder kommen neue Urteile, wird das zentral eingespielt, statt dass ich bei jedem Kunden von Hand nachziehen muss. Ob am Ende statische oder eher mitwachsende, dynamische Texte die größere Zeitersparnis bringen, ist eine eigene Rechnung, die ich hier nicht aufmache, genauso wie die Frage, was für eine Agentur mit mehreren Kundenlizenzen am günstigsten ist.

Wer eher im Bereich B2B-Beratung unterwegs ist, findet dazu auch einen eigenen Vergleich für Unternehmensberater – aber zurück zu den Content-Maschinen fürs Magazin.

Wie easyRechtssicher den Gastautoren-Alltag ruhiger gemacht hat

Bei easyRechtssicher [Monats-Abo] hat mich am meisten eine nackte Zahl überzeugt: Die Refund-Rate liegt bei gerade mal 2,72 Prozent, dem Bestwert in der Nische. Das Setup für ein neues Projekt dauert bei mir inzwischen eine knappe Stunde, beim allerersten Magazin-Kunden war es eher ein halber Nachmittag, weil ich noch jeden Klick geprüft habe. Bei Thekla zum Beispiel, die ihren Online-Shop für Töpferbedarf allein betreibt, reicht ein schlankeres Setup locker aus – bei einem Magazin mit dreißig Gastautoren fahre ich dagegen die große Automatisierung auf, weil sich sonst jede neue Autoren-Bio manuell nachziehen lässt.

Der Moment, der mir zeigte, dass sich das lohnt, kam bei einem anderen Kunden: Eine Abmahnung landete im Briefkasten, mein Puls ging sofort hoch, bis ich im Tool nachgesehen habe und sah, dass der Datenschutztext zwei Tage vorher automatisch aktualisiert worden war. Der Fall war damit erledigt, bevor er überhaupt einer wurde. Nach der zehnten Autoren-Bio an diesem Nachmittag kippte ich im Bürostuhl zurück, das alte Gestell knarzte auf dem PVC-Boden, während ich mir dachte, dass sich diese Arbeit ohne Automatisierung kaum noch stemmen ließe. Die Cookie-Einwilligung fürs Anzeigen-Netzwerk hängt bei einem Magazin ohnehin mit dran, das ist aber nochmal ein eigenes Kapitel für sich.

Automatisierte Tools wie dieses drücken den administrativen Aufwand bei Gastbeiträgen spürbar, kosten dafür aber laufend etwas, während einmalig gekaufte Generatoren günstiger wirken, das ist der Trade-off, den ich dabei sehe. Rechnet man die Zeit mit ein, die man sonst jede Woche von Hand in die Datenschutzerklärung steckt, kippt die Rechnung für mich meistens zugunsten des Abos. Was das für die Gesamtkosten eines Projekts über die Jahre bedeutet, ist wieder eine andere, längere Rechnung, die ich mir für Kunden separat aufstelle.

Verträge mit Gastautoren brauchen ein eigenes Werkzeug

Nach rund sechs Wochen im Testbetrieb bei einem Kunden merkte ich, dass die Datenschutzerklärung nur die halbe Miete war – wir brauchten auch Verträge für die Gastautoren selbst. Wer darf einen Text später zweitverwerten, wer haftet für die eingereichten Bilder? Dafür habe ich den AGB-Spezialist aus dem Werkzeugkasten geholt, der auf Verträge und AGB spezialisiert ist, aber keine Datenschutzerklärung abdeckt. Für einen Online-Shop mit Widerrufsrecht sehen die AGB-Bausteine nochmal anders aus als für Gastautoren-Vereinbarungen, und auch bei Coaches oder Beratern liegen die Pflichten wieder woanders – beides Themen für sich.

Was mich an dem Tool bis heute nervt: Die Vorlagenverwaltung verlangt bei jeder kleinen Änderung eine einzelne manuelle Freigabe, das kostet bei zehn Autoren-Verträgen mehr Klicks, als mir lieb ist. Trotzdem ist es ein Einmal-Kauf ohne laufende Kosten, was die Buchhaltung freut, und für ein Magazin mit professionellem Anspruch inzwischen das Fundament, auf dem der Rest steht. Falls du eher im Bereich Coaching oder Content Creation unterwegs bist, passen meine Erfahrungen zum Impressum für Content Creator vermutlich besser.

Würde ich beide Tools heute wieder empfehlen?

Piet, ein belgischer Grafikdesigner, mit dem ich bei internationalen Projekten zusammenarbeite, hat mich neulich am Deutzer Hafen zwischen zwei Terminen angerufen und gefragt, welches Tool er für ein neues Magazin nehmen soll – keine lange Abwägung, nur ein klares Ja oder Nein. Meine Antwort: Für laufenden Betrieb mit vielen Autoren easyRechtssicher, weil ich da im Alltag kaum noch eingreifen muss. Früher habe ich stattdessen oft den DSGVO Schritt-für-Schritt Generator empfohlen, weil er für Solopreneure ohne Vorkenntnisse angenehm einfach ist – bei einem Magazin mit vielen Gastautoren stößt er aber an Grenzen, weil ihm ein Modul für diese Größenordnung fehlt, und dafür würde ich ihn heute nicht mehr empfehlen.

Die Lehre aus dem ganzen Projekt lässt sich auf einen Satz bringen: Bei einem einzelnen Blog lässt sich die Datenschutzerklärung noch von Hand pflegen, kommen aber mehrere Gastautoren dazu, wird jede manuelle Lösung zum Nadelöhr, das den Kunden am Ende mehr kostet als ein Abo. Sobald dein Magazin über gelegentliche Gastbeiträge hinauswächst, würde ich nicht länger warten – schau dir easyRechtssicher oder die große Automatisierung an, bevor die nächste Autoren-Bio die Liste sprengt.