Eine zentrale Datenbank, die Rechtstexte automatisch auf zwanzig Kundenprojekte gleichzeitig ausspielt, wirkt auf dem Papier schneller als zwanzig einzeln gepflegte Versionen, in der Praxis dreht sich das Verhältnis aber fast immer um. Genau dieser Denkfehler hält sich hartnäckig im Agentur-Workflow vieler Webdesigner: Wer viele Kunden-Websites gleichzeitig betreut, glaubt, DSGVO-Compliance ließe sich am besten durch maximale Automatisierung lösen. Was in meinem Webdesign-Business dagegen tatsächlich funktioniert, ist eher das Gegenteil: Jedes Projekt bekommt eine eigene, isolierte Version seiner Rechtstexte, dazu einen festen Prüftermin – keine zentrale Automatik, die bei einem einzigen Fehler gleich alle Kunden auf einmal trifft. Rechtstexte-Verwaltung für mehrere Websites ist damit weniger ein Software-Problem als eine Organisationsfrage.
Ist eine zentrale Synchronisation wirklich der schnellste Weg?
Der Reiz der zentralen Lösung ist verständlich: ein Update, ein Klick, zwanzig Websites sind synchron. Genau das macht sie aber auch gefährlich – reicht ein fehlerhafter Push, kippen zwanzig korrekte Texte gleichzeitig ins Falsche, und niemand bemerkt es, bis ein Kunde selbst draufstößt oder ein Prüfer nachfragt. Die gesetzliche Basis dafür bildet die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf der einen Seite und die klassischen Pflichten aus dem Telemediengesetz, speziell TMG Paragraph 5, auf der anderen – beide verlangen im Kern, dass Angaben stimmen und aktuell bleiben, ohne dass ich hier jede Einzelheit aufdrösle. Für die Verwaltung über viele Projekte hinweg zählt vor allem eines: Eine Fehlerquelle darf niemals mehrere Kunden gleichzeitig treffen können.
Der ChatGPT-Text, der ohne Prüfung live ging
Anfangs war ich selbst großer Fan von KI-generierten Entwürfen für Datenschutztexte, weil sie in Minuten einen brauchbaren Ausgangstext lieferten. Bei einem Projekt habe ich einen solchen Text direkt übernommen und veröffentlicht, ohne ihn juristisch gegenprüfen zu lassen, da die Zeitersparnis es zu rechtfertigen schien. Später fiel auf, dass der Text Dienste beschrieb, die auf der Website gar nicht liefen, und andere, tatsächlich aktive Tools komplett ausließ. Keine Abmahnung, aber ein Text, der bei genauerem Hinsehen an der Realität der Website vorbeiging – und genau das ist die Art Fehler, die man bei zehn oder zwanzig Projekten parallel überhaupt nicht mehr findet, wenn man sich blind auf ein einziges Tool verlässt. Heute würde ich einen KI-Entwurf höchstens als ersten Anhaltspunkt nehmen, nie als fertigen Text für eine Kundenseite – ein Werkzeug, das ich früher uneingeschränkt empfohlen hätte, gebe ich inzwischen nur noch mit deutlichem Warnhinweis weiter.
Für jeden Kundentyp einzeln denken
Genau deshalb sortiere ich Projekte nach Kundentyp, bevor ich überhaupt an ein Tool denke. Thekla Reinau betreibt einen Online-Shop für Töpferbedarf und brauchte nach ihrem Relaunch auf WooCommerce vor allem saubere AGB mit korrekter Widerrufsbelehrung – ihre Rückmeldung dazu kam wie immer als E-Mail mit fein säuberlich nummerierten Punkten, jeder einzelne berechtigt. Bei einem Coach oder Berater geht es dagegen weniger um Widerrufsrecht als um branchenspezifische Pflichtangaben, die sich von Projekt zu Projekt unterscheiden. Eine Steuerberaterin braucht die richtigen berufsrechtlichen Kammerangaben im Impressum, ein Fotograf eine klare Einwilligung für Personenfotos in der Galerie, eine Kita oder Schule die besonderen Regeln für Daten von Minderjährigen, eine Arztpraxis den vorsichtigen Umgang mit besonders sensiblen Gesundheitsdaten.
Ein SaaS-Startup braucht einen passenden Auftragsverarbeitungsvertrag für seine eigenen Kunden, ein Instagram- oder TikTok-Profil eine eigene Impressumspflicht direkt auf der Plattform, und bei Kunden mit Sitz in der Schweiz kommen länderspezifische Anforderungen dazu, die ein reiner DSGVO-Text allein nicht abdeckt. Wer für mehrere Kunden Wartungsverträge übernimmt, muss ohnehin wissen, wie sich Impressum und Datenschutz automatisch aktualisieren lassen, ohne die Kontrolle über ein einzelnes Projekt zu verlieren. Auch bei mehrsprachigen Projekten reicht ein einmal geschriebener Text nicht aus – wie man Rechtstexte für mehrsprachige Websites sauber pflegt, ist noch mal ein eigenes Thema für sich.
Ein Ampel-System ersetzt keine Rechtsberatung – aber das Rätselraten
Um zwischen den Projekten nicht den Überblick zu verlieren, sortiere ich jede Website in eine von drei Kategorien: Texte, die über ein zuverlässiges Tool automatisch aktuell bleiben, Sonderfälle mit vierteljährlicher Handprüfung, und akute Fälle, bei denen ein Kunde eigenmächtig ein neues Skript eingebaut hat, ohne Bescheid zu sagen. Die Ersteinrichtung pro Projekt dauert bei einem eingespielten Tool eher eine halbe Stunde als einen ganzen Nachmittag – was wirklich Zeit kostet, ist das Nachfragen beim Kunden, welche Skripte und Tracking-Pixel überhaupt aktiv sind. Am Telefon mit Piet Vandenberg, meinem belgischen Projektpartner für internationale Kunden, klickt während solcher Abstimmungen fast automatisch der Kugelschreiber gegen die Schreibtischkante – er will selten eine lange Abwägung hören, sondern nur wissen, in welche der drei Kategorien ein Projekt gehört, dann ist für ihn die Sache erledigt.
Wie gut sich ein Rechtstext-Tool mit dem bestehenden Cookie-Consent-Banner verträgt, prüfe ich vor jeder Kategorisierung, genauso wie die Frage, ob Newsletter-Formulare einen sauberen Double-Opt-in mitbringen. Nach welchen Kriterien man Tools im Detail gegeneinander abwägt, würde hier zu weit führen – genauso wie die Frage, ob sich eine Agentur-Lizenz mit mehreren Unterkonten überhaupt lohnt, denn das hängt zu stark von der Anzahl der Projekte ab. Der Unterschied zwischen einer von Hand gepflegten, statischen Datenschutzerklärung und einer Version, die sich über ein Plugin selbst aktualisiert, entscheidet am Ende, wie viel von diesem System wirklich automatisch läuft. Wer am Ende haftet, wenn ausgerechnet das Tool selbst einen Fehler in den Text einbaut, ist eine Frage, die ich jedem Kollegen vorab mit dem eigenen Fachanwalt klären lasse. Was das Ganze über die Jahre an Tool-Abo und gelegentlicher anwaltlicher Prüfung zusammen kostet, ist wieder eine eigene Rechnung, die von Projekt zu Projekt schwankt.
Die Regel für die eigene Rechtstexte-Verwaltung
Neun Jahre Praxis mit vier unterschiedlichen Tools haben mich zu einer einfachen Regel gebracht: lieber pro Projekt eine eigene, isolierte Version pflegen und in festen Abständen prüfen, als alles über eine zentrale Automatik zu jagen, die im Fehlerfall alle Kunden gleichzeitig mitreißt. Ein Vergleich der letzten beiden Jahresabrechnungen für anwaltliche Prüfungen zeigt das deutlicher als jede Theorie. Seit das System pro Projekt sauber isoliert läuft, braucht es spürbar weniger externe Prüfungen als in den Jahren mit der zentralen Lösung. Wer mehrere Kunden-Websites betreut, sollte deshalb nicht nach dem einen Tool suchen, das alles automatisch erledigt, sondern nach einem System, das Fehler auf ein einzelnes Projekt begrenzt und jede Ausnahme sichtbar macht. Für die finale rechtliche Absicherung bleibt trotzdem der Fachanwalt zuständig – meine Aufgabe als Webdesigner ist es, die offensichtlichen Stolperfallen vorher aus dem Weg zu räumen.