Der Kunde tippt am anderen Ende der Leitung schon in seiner Buchungssoftware herum, während ich noch zähle, wie viele Mietparteien gerade ein aktives Netzwerk-Konto im Coworking Space haben — sechs, vielleicht sieben, je nachdem wie man Untervermietungen zählt. Genau das ist der Punkt, an dem DSGVO-Tools für eine Bürogemeinschaft anders funktionieren müssen als für ein normales Einzelbüro: mehrere Mietparteien, ein Captive-Portal fürs WLAN, digitale Türschlösser und meistens eine Kamera am Eingang. Für dieses Setup bin ich am Ende bei easyRechtssicher gelandet, aber bis dahin war es ein Stück Arbeit — und in meiner Webdesign-Praxis in Köln kommt so ein Coworking-Projekt selten allein.
Ein Hinweis, bevor es weitergeht: Diese Seite enthält Affiliate-Links, und wenn du darüber ein Tool kaufst, bekomme ich eine Provision, ohne dass es dich mehr kostet. Empfohlen wird hier nur, was ich in echten Kundenprojekten wie diesem Coworking-Fall selbst eingebaut habe. Ich bin Webdesigner, kein Anwalt — diese Zeilen ersetzen also kein Beratungsgespräch mit einem Fachanwalt.
Was braucht ein Coworking Space, das ein normales Impressum nicht abdeckt?
Anders als bei einem klassischen Büro trifft hier sofort die Informationspflicht nach Artikel 13 der DSGVO zu, sobald personenbezogene Daten über das Buchungssystem, die Zutrittskarte oder die Kamera erhoben werden. Ich gehe da bewusst nicht in die Tiefe, welche Formulierung im Detail Pflicht ist — das würde den Rahmen sprengen und ist ohnehin ein Fall für den Anwalt, wenn es kompliziert wird. Wichtiger für die Praxis: Ein Coworking Space braucht ein System, das mitwächst, sobald morgen ein neues Buchungstool für die Meetingräume dazukommt.
Vergleichbar eng sind die Anforderungen bei IT-Dienstleistern, wie ich in einem eigenen Test zum Impressum Generator für IT-Dienstleister beschrieben habe — auch dort wechseln Tools und Datenströme laufend, und ein einmal geschriebener Text hält dem nicht lange stand.
Automatisierung versus Handarbeit bei mehreren Mietparteien
Mein befreundeter Freelance-Entwickler Wendelin Graef nennt grundsätzlich jeden neuen DSGVO-Generator erstmal einen Papiertiger, bis er ihn selbst durchgeklickt hat — bei Paragraf7s Automatisierung hat er nach kurzer Testphase nur trocken gemailt, das Ding überzeuge ihn.
Für die Verträge zwischen Betreiber und den einzelnen Coworkern brauchte es aber etwas anderes als eine Automatisierung für Webtexte — dafür habe ich auf den AGB-Spezialisten Vertrag und AGB für Online Unternehmer gesetzt, weil Vorlagen für Webdesign- und Beratungsverträge hier präziser sitzen als ein Allround-Generator. Genervt hat mich dabei nur, dass die branchenspezifischen Anpassungen für ein Coworking-Modell nicht automatisch mitgeliefert werden — die Klauseln zum geteilten WLAN musste ich mir selbst zusammenlesen und anpassen.
Der Unterschied zwischen einem statischen Text, der einmal geschrieben wird, und einem System, das sich bei Gesetzesänderungen automatisch aktualisiert, entscheidet bei einem Coworking Space über Wohl und Wehe — sobald die Mitgliederverwaltung wechselt oder ein neues Buchungstool kommt, ist ein von Hand gepflegtes Impressum sofort wieder Makulatur. Genau für diesen Fall bin ich auf easyRechtssicher umgestiegen, weil die automatisierte Schnittstelle solche Wechsel ohne Zutun mitzieht.
AGB, Datenschutzerklärung und VVT sauber auseinanderhalten
Wie dynamisch sowas werden kann, sieht man auch bei Ferienwohnungen, wo ich ein ganz ähnliches Muster aus wechselnden Gästedaten und Buchungssystemen beobachtet habe. Für Coworking Spaces verbaue ich mittlerweile fast immer die Impressum/Datenschutz Automatisierung von Paragraf7, kombiniert mit einem Wartungsvertrag, den ich Kunden anbiete — wie man solche Verträge aufbaut, steht in meinem Artikel über das automatische Aktualisieren von Rechtstexten.
Ein Punkt, den kleine Bürogemeinschaften gern übersehen, ist das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten — sobald regelmäßig Vertragsdaten verarbeitet werden, muss es vorliegen, im Detail ist das aber eher etwas für den Fachanwalt als für diesen Text hier. Auch die Auftragsverarbeitungsverträge mit den ganzen SaaS-Anbietern hinter Buchungssystem und Türschloss gehören in dieses Paket, auch wenn das nochmal ein eigenes Thema für sich ist. Bei Rosalie Kirchner, die ihr Nagelstudio in Köln-Nippes seit Jahren über mich betreuen lässt, reicht dagegen ein einfaches Impressum mit einem Kontaktformular — bei ihr gibt es weder Kameras noch wechselnde Mietparteien, nur ein einziges Buchungsformular für Termine. Sie ruft ohnehin lieber an, statt zu schreiben, und beschreibt ein technisches Problem dann eher in Tiervergleichen als in Fachbegriffen — das reicht mir meistens, um zu wissen, wo der Schuh drückt.
Wer bei null anfängt und noch keine Ahnung hat, wo er ansetzen soll, kommt mit dem DSGVO Schritt-für-Schritt Generator oft schneller ins Tun als mit einer vollautomatisierten Lösung, die erstmal Einarbeitung braucht — bei einem Coworking Space mit mehreren beweglichen Teilen wird mir persönlich aber schnell die vollautomatische Variante lieber.
Ein Tool, das ich früher mochte — und heute anders einordne
Selbstkritisch muss ich zugeben: Bei einem meiner ersten Coworking-Projekte habe ich die Standardtexte aus dem mitgelieferten WordPress-Theme übernommen, ohne zu prüfen, ob sie überhaupt noch etwas taugten. Sie sahen fertig aus, waren aber weder auf mehrere Mietparteien noch auf die Kameraüberwachung im Eingang zugeschnitten — ein Textbaustein für ein einzelnes Kleingewerbe, der keine Antwort auf geteiltes WLAN oder digitale Zutrittskarten gab. Am Hochkant-Monitor neben mir hängt seitdem eine Liste für Kunden-Übergaben, auf der jeder Punkt einzeln abgehakt wird, bevor ein Projekt live geht — auch die Standardtexte.
Belgisches Viertel, kurz vor einem Kundentermin, kam der Gegenentwurf dazu: Ein neuer Coworking-Kunde füllte das Intake-Formular für easyRechtssicher komplett selbst aus, in wenigen Minuten, ohne eine einzige Rückfrage an mich zu schicken. Im Hintergrund lief gerade ein größerer Upload, und das Netzwerkgerät in der Zimmerecke gab dabei sein übliches leises Brummen von sich — ein Nebengeräusch, das ich inzwischen kaum noch bewusst wahrnehme. Der Unterschied zwischen den beiden Fällen ist für mich der beste Beweis, warum ich Theme-Texte heute meide.
Fazit: Welches Werkzeug zu welcher Bürogemeinschaft passt
Für einen Coworking Space mit wechselnden Mietparteien, WLAN-Portal und Kamera würde ich immer zur automatisierten Lösung raten — sei es Paragraf7 oder easyRechtssicher — weil Handarbeit bei dieser Dynamik irgendwann reißt. Bei einem Einzelbüro ohne Publikumsverkehr oder bei einem Fall wie Rosalies Nagelstudio reicht dagegen oft der einfachere Weg, und ein Schritt-für-Schritt-Generator ist dort kein Rückschritt, sondern die richtige Größe für die Aufgabe. Was am Ende an Tool- und eventuellen Anwaltskosten zusammenkommt, ist nochmal eine eigene Rechnung, die hier keinen Platz hat — wichtig ist erstmal, das passende Werkzeug für die jeweilige Betriebsgröße zu wählen.
Wer jetzt selbst einen Coworking Space oder eine Bürogemeinschaft rechtssicher aufstellen will, findet die Automatisierung von Paragraf7 oder das Abo-Modell von easyRechtssicher als die beiden Werkzeuge, mit denen ich in solchen Projekten die wenigsten Nachbesserungen hatte.